Tietosuojaseloste

Pidämme huolen, että henkilötietojasi käsitellään asianmukaisesti, voimassa olevaa lainsäädäntöä noudattaen sekä yksityisyyttäsi kunnioittaen. Tältä sivulta saat tarkemmin tietoa siitä, kuinka käsittelemme henkilötietojasi.

Kehitämme palveluitamme jatkuvasti ja pidätämmekin oikeuden myös tämän tietosuojaselosteen päivittämiseen.

Laadittu 5.4.2022, viimeinen päivitys 30.1.2024

1.Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä	Lakihelppi Oy (3264049-1)
Yhteystiedot	Katariina Ruuskanen,
	katariina@lakihelppi.com

Mikäli Lakihelppi välittää asiakkaan sen kumppanille ja asia kuuluu Lakihelpin toimialaan, Lakihelppi ja kumppani toimivat asiassa yhteisrekisterinpitäjinä.

Mikäli sinulla on kysyttävää tietosuojaselosteestamme, olethan meihin yhteydessä. Olemme mieluusti avuksi!

2. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Toiminnan harjoittaminen ja asiakassuhteet

Käsittelemme olennaisia ja tarpeellisia tietoja toiminnan harjoittamisen ja asiakassuhteiden hoitamisen kannalta. 

• Tämä käsittää muun muassa asiakas, yhteistyö-, toimeksianto- ja sopimussuhteita koskevat tiedot, sidosryhmiä ja kumppaneita koskevat tiedot sekä toiminnan ja palveluiden tuottamista, hoitamista ja kehittämistä koskevat tiedot. Lisäksi käsittelemme tietoja, joita tarvitsemme mahdollisen kouluttamisen, tilaisuuksien tai projektien toteuttamista varten. 
• Käsiteltävät tiedot voivat sisältää myös yhteydessä olleiden tai potentiaalisten yhteistyökumppaneiden, asiakkaiden tai sidosryhmien tietoja ja näiden työntekijöiden tai muiden edustajien tietoja.
• Käsittelemme henkilötietoja myös osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamista varten sekä tarvittaessa eturistiriitojen välttämiseksi.
• Tietoja voidaan kerätä myös yhteisestä toiminnasta sen muodosta riippuen. 

Käsiteltävät tiedot liittyvät edellä mainittujen tahojen tai näiden edustajien yhteystietoihin, tunnistamiseen tai näihin liittyviin taustatietoihin. Tiedot voivat käsittää esimerkiksi nimen, aseman, organisaation, laskutustietoja, yhteystietoja, tilaustietoja, tunnistetietoja tai muita toimeksiantojen hoitamiseen liittyviä tietoja. Tiedot kerätään pääasiassa suoraan mainituilta tahoilta tai näiden edustajilta.

Asiakas saattaa toimeksiantoa tilatessa tai sen hoitamiseksi antaa tietoja, jotka katsotaan arkaluonteisiksi henkilötiedoiksi tai terveystiedoiksi, kuten tiedot perhetilanteesta, varallisuudesta tai terveydellisestä tilanteesta. Samoista syitä saatamme käsitellä alaikäisten ja vajaavaltaisten tietoja. Asiakas saattaa samoja tarkoituksia varten myös luovuttaa kolmansien henkilötietoja tai muita tietoja. Tällaisia tietoja voivat esimerkiksi kolmansien henkilöiden nimet, henkilötunnukset, perhesuhdetiedot tai muut tiedot. Tietojen luovuttajan onkin tästä syystä tärkeää informoida näitä kolmansia osapuolia tämän tietosuojaselosteen sisällöstä. 

Käsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etu perustuen asiakassuhteeseen, muuhun suhteeseen, palveluntarjoajaan tai laskutukseen. Lisäksi oikeusperusteena on sopimuksen tai toimeksiannon valmistelu ja sen täyttäminen sekä lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen (kuten kirjanpito ja verotus). Oikeusperusteena voi olla myös suostumus.

Markkinointi ja asiakasviestintä

Käsittelemme asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden tietoja myynti ja markkinointi tarkoituksiin sekä toiminnasta tiedottamiseen ja kommunikointiin. Tietoja voidaan käsitellä esimerkiksi uutiskirjeiden, kutsujen, mielipide- tai markkinatutkimusten, asiakaspalautteiden taikka muiden kyselyjen tekemistä ja lähettämistä varten. Kerättäviä tietoja voivat olla esimerkiksi nimi, yhteystiedot tai muut tunnistetiedot. Käsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etu, suostumus tai sopimus.

Verkkosivujen tiedot ja käyttäjäseuranta

Käsittelemme evästeitä ja verkkosivujen kävijätietoja liiketoiminnan kehittämistä ja sivuston toiminnallisuuden varmistamista varten. Kerättäviä tietoja voivat olla esimerkiksi vieraillut sivut,  vierailun kesto sekä se, mistä käyttäjä on sivuille saapunut. Käsittelyn oikeusperusteena on lähtökohtaisesti suostumus.

Käytämme myös Leadoon käyttäjäseurantaa seurataksemme sitä, miten sivuillamme liikutaan. Yhdistämme dataa käyttäjän tietoihin, joita kerätään esimerkiksi Chat interaktioiden kautta. Leadoo käyttää etag -seurantaa, joka eroaa keskipohjaisesta seurannasta yhdistäen useamman käyttäjäistunnon tiedot yhteen. Leadoo Marketing Technologies Oy:n tietosuojakäytännöstä löydät tarkempaa tietoja siitä, mitä järjestelmä seuraa. Mikäli et halua, että sinua seurataan, voit tyhjentää selaimesi välimuistin. Lisätietoja siitä miten Leadoo toimii löydät täältä.

Muut tiedot

Käsittelemme työnhakijoita ja työntekijöitä koskevia tietoja rekrytointipäätösten sekä työnantajavelvoitteita koskevien tehtävien hoitamista varten. Muita käsiteltäviä tietoja voi olla tiedot, joita rekisteröity on luovuttanut vapaaehtoisesti, esimerkiksi yhteydenoton tai muun viestintäkanavan kautta. Käsittelyn oikeusperusteena on suostumus, sopimus tai oikeutettu etu.

3. Miten käsittelemme ja säilytämme tietojasi?

Käsittely ja säilytys

Säilytämme tiedot asiakas-, kumppani-, työntekijä- tai yhteistyösuhteen ajan ja 10 vuotta sen päättymisestä. Tiedot voidaan poistaa asiakkaan omasta pyynnöstä suhteen päättymisen jälkeen. Voimme ilmoittaa erikseen joko lyhyemmästä tai pidemmästä säilytysajasta.

Tietojen säilytyksessä ja käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja turvaamme tietoturvallisuuden palomuurein, salasanoin ja erilaisin yleisesti hyväksytyin teknisin menetelmin. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty. Tietojen tallennus ja käsittely tapahtuu turvalliseksi tunnettujen palveluntarjoajien kautta. Tietoja suojataan tarkkaan rajatuilla pääsyoikeuksilla ja niitä käsitellään vain siinä tarkoituksessa, jota varten ne on kerätty. Kaikkia henkilötietoja käsitellään luottamuksella.

Tietojen luovutus

Emme lähtökohtaisesti luovuta tai siirrä tietoja kolmansille, ellei siihen ole erikseen annettu suostumusta. 

• Poikkeuksena voi olla lainsäädäntöön tai viranomaisvelvoitteeseen liittyvä velvoite, jonka lainmukaisuus tutkitaan aina tapauskohtaisesti. 
• Poikkeuksena voi olla myös tietojen luovutus perustuen palveluntarjoajan tai alihankkijoiden kanssa tehtyyn sopimussuhteeseen, joka voi käsitellä tietoja palvelun suorittamiseksi rekisterinpitäjälle. Näissä tapauksissa henkilötietojen asianmukainen ja lainmukainen käsittely on varmistettu sopimuksin ja tarvittaessa salassapitosopimuksin. 

Pyrimme pääsääntöisesti säilyttämään tiedot EU tai ETA-alueella. Mikäli sopivia työkalujen ja tiedostojen hallintopalveluiden palveluntarjoajia ei kuitenkaan ole saatavilla, voimme joutua käyttämään EU:n ja ETA-alueen ulkopuolella sijaitsevia palveluntarjoajia, joka tarkoittaa tietojen siirtämistä kolmansiin maihin.

Voimme käyttää tekoälyteknologiaa tietojen käsittelyyn, parantaaksemme palveluidemme suorituskykyä, analysoidaksemme tietoja ja tarjotaksemme yksilöllisiä palveluita käyttäjillemme. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi käyttäjien käyttäytymisen seurantaa, personoitua sisältöä ja automaattisia päätöksiä. Kun käytämme tekoälyä kehitystyöhön ja analysointiin, käytämme aina anonymisoitua tietoa. Kun hyödynnämme tekoälyä toimeksiantojen hoitamisessa, pyrimme minimoimaan tekoälylle annettavat henkilötiedot, mutta emme voi taata täydellistä anonymiteettiä. Käytämme tekoälyä, joka noudattaa tietosuojalainsäädäntöä ja suojaa käyttäjien yksityisyyttä.  

4. Mitä oikeuksia sinulla on?

Sinulla on oikeus 

• saada tietää, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja ja saada niistä jäljennökset, ellei meillä ole lakiin perustuvaa syytä kieltäytyä antamasta näitä tietoja,
• tietää, miten ja mihin tarkoituksiin käsittelemme henkilötietojasi,
• pyytää sinua koskevien tietojen korjaamista, mikäli ne olisivat virheellisiä tai puutteellisia. Voit pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista tai tietojen poistamista laissa säädetyin perustein, mikäli tietojen säilytys ei perustu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen,
• peruuttaa suostumus henkilötietojen käyttöön, jos niiden käyttö on perustunut suostumukseen. Peruutus ei kuitenkaan vaikuta tätä edeltävään tietojen käsittelyyn tai sen lainmukaisuuteen. Mikäli tietojen käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on myös oikeus saada nämä tiedot koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle,
• vastustaa sinuun kohdistuvaa henkilötietojen käsittelyä, profilointia ja käsittelytoimia, 
• vastustusoikeus, kun henkilötietojasi käsitellään suoramarkkinointia varten tai kun käsittely tapahtuu oikeutetun edun perusteella. Tässä tilanteessa tilanne tulee yksilöidä vastustusta koskevassa vaatimuksessa, jota voimme kieltäytyä noudattamasta vain laissa säädetyin perustein.
• valittaa toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli koet, ettemme ole onnistuneet noudattamaan tietosuojasääntelyä.